ניהול זמן נכון – שיטות שיעזרו לכם להספיק יותר

איך לנהל את הזמן נכון – גם כשנראה כשאין מספיק שעות ביום

כיום, העולם דורש מאיתנו כל כך הרבה. אם זה מהעבודה, הלימודים והחיים האישיים. בו זמנית נעשות הדרישות גבוהות יותר ויותר, והאינטנסיביות של חיי היום יום הולכת וגוברת, נדמה שאין ברירה אלא ללמוד איך לנהל את הזמן ולהפיק את המיטב מ-24 השעות שיש ביממה.

אם מצאתם את עצמכם מבולבלים באמצע היום, ולא יודעים איזו משימה לבצע, אין זה אומר בהכרח שיש לכם יותר מדי משימות על הראש, אלא שאתם צריכים לרכוש את הכלים לנהל את המשימות הללו בצורה חכמה יותר.

עבור אילו אנשים ניהול זמן נכון הוא חשוב?

ניהול זמן נכון הוא כלי שיכול להיות שימושי ורלוונטי כמעט לכל אישה וגבר, ללא קשר למקצוע שלהם, הגיל שלהם או המצב המשפחתי שלהם. עם זאת, ישנן קבוצות באוכלוסייה שלמידה של ניהול זמן יכולה ממש לשנות להם את החיים, כשמדובר בכמות גדולה של משימות שהם מתמודדים עמן מדי יום.

בדרך כלל אלו הם סטודנטים שעובדים במקביל ללימודים, הורים לילדים קטנים, אנשים שעובדים בכמה עבודות ובמילים אחרות – אנשים עסוקים מאוד, שהיו שמחים אילו ניתן היה להוסיף עוד כמה שעות לכל יום.

היכרות עם רשימה של שיטות לניהול זמן אישי ובחירת שיטת הניהול המתאימה ביותר, יכולה לאפשר לאנשים הללו שמרגישים כל הזמן שהזמן "בורח" מהם, להצליח לנשום עמוק ולהתמודד עם השגרה בצורה הרבה יותר טובה ובעיקר רגועה.

האם ניהול זמן בשנת 2025 חייב להיות ממוחשב?

בשנת 2025, השאלה האם ניהול זמן חייב להיות באמצעות שימוש במסכים היא רלוונטית מתמיד. מצד אחד, אין ספק שכלים דיגיטליים הם בעלי יתרונות רבים.

אפליקציות עזר לניהול משימות, יומנים דיגיטליים ותוכנות שונות שאפשר לנהל באמצעותן פרויקטים, מאפשרים סנכרון בין מכשירים שונים, קבלת התראות, שיתוף לוחות זמנים עם אחרים וניתוח דפוסי עבודה, מה שיכול להיות שימושי גם לסטודנט שמנסה להבין איך ללמוד למבחן הבא שלו, לבין להצליח להגיע למשמרות שלו בעבודה מספיק בזמן.

הכלים האלו פשוטים יחסית לשימוש, בפרט למי שיש לו גישה למחשבים, ולרוב ההרשמה לאפליקציה מלווה במעין קורס קצר שמסביר עליה ומאפשר קבלת מענה לכל השאלות. האפליקציות הן פתרון נהדר לאנשים שסביבת העבודה או הלימודים שלהם היא מאוד דינמית ומלאה בשינויים תמידיים, והם זקוקים למערכת נגישה וזמינה, שאפשר לגשת אליה ישירות מהמכשיר הנייד ולהתחבר בקלות לאנשים אחרים באמצעותה, אם צריך.

למרות היתרונות של אפליקציות כאלה ואחרות, ניהול של זמן לא חייב להיות ממוחשב באופן בלעדי. עבור אנשים מסוימים, השימוש ביומן פיזי ועט מאפשר את ניהול הזמן והמשימות היעיל ביותר. כך ניתן ליצור תיעדוף ברור בין משימות, לכתוב את כל מה שרוצים לעשות, להוסיף קשקושים וציורים שמורידים את רמת הסטרס במהלך היום ומעניקים מנוחה למוח ולנפש.

יש שמעדיפים את האפשרות ה"ישנה" הזאת על פני אפליקציות, פשוט כי הם רוצים לשים לעצמם גבולות ולכן הפחתת הסחות דעת כמו שקיימות לא מעט במקרה של אפליקציה בטלפון, היא עדיפה עבורם ומאפשרת להם להתרכז במה שיש להם לעשות, יותר בקלות.

למה חשוב להשאיר מקום ביומן גם לאירועים לא מתוכננים

הנטייה הטבעית של אנשים רבים כשהם עומדים לתכנן את יום העבודה או הלימודים שלהם, היא למלא כל שעה ודקה במשימות ופעילויות. אתם אולי חוששים שאם תשאירו "חללים ריקים" במהלך היום, הם יתבזבזו או שפשוט לא תספיקו את הכל. אבל חשוב להבין שהגישה הזו, למרות כוונותיה הטובות, עלולה להוביל לתוצאה הפוכה לחלוטין: תסכול, שחיקה וחוסר יכולת להתמודד עם הבלתי צפוי.

שיטת פומודורו שלפיה משימות מתבצעות לפי זמנים קצובים, יכולה להיות רלוונטית גם לצורך הקצאת זמן למנוחה, ואפילו אם יש לכם כמה דקות בודדות לנמנם בין משימה למשימה – עדיף לנצל אותן מאשר להרגיש שבסוף היום אתם "עם הלשון בחוץ".

השארת בלוקים ביומן, בין אם זה יומן פיזי או דיגיטלי, תאפשר לכם את הגמישות הנדרשת לניהול זמן נכון ותשאיר לכם מקום לנשום בין משימה למשימה.  לימדו את עצמכם והציבו גבולות לעבודה וללימודים גם ביום הכי עמוס, ותראו שתצליחו להספיק את כל המשימות.

קרדיט תמונה – freepik